【Excel業務効率化】Excelで業務効率化をする3つの方法

いまやビジネスパーソンの基本スキルとして、PCスキルを求められることも増えてきました。中でも、多くの企業で利用されているWordやExcel、PowerPoint、AccessといったMicrosoftOfficeのソフトは、通常の使い方ができるのは当たり前という業界もあります。

また、MicrosoftOfficeは日々の業務で広く使われているからこそ、スキルアップが業務効率化につながります。

今回は、Excelをよく使う方が業務効率化をしたいけれど、何から始めればいいか分からな

業務効率化する方法

Excelでの作業効率・業務効率を上げる方法で有名な以下の3つについて、解説しましょう。

  1. ショートカットキーを使う
  2. Excel関数を使う
  3. マクロ機能を使う

ショートカットキーを使う

Excelに限らず広く使われているソフトでは、複数のキーを同時に押すことで、使う頻度が高い機能を簡単に呼び出すことができ、これをショートカットキーと呼びます。

ショートカットキーには、初めからキーが割り当てられているものと、ユーザー自らが設定できるものがありますが、Excel初心者の方は初めからキーが割り当てられている代表的なショートカットキーをある程度使えるようになるだけでも、作業スピードが上がり業務効率化が進みます。

代表的なショートカットキーの例

  • Ctrl + Cキー:セルをコピー
  • Ctrl + Xキー:セルを切り取り
  • Ctrl + Vキー:コピー/切り取りしたセルを貼り付け
  • Ctrl + Sキー:ファイルを上書き保存
  • Ctrl + Aキー:全セルを選択
  • Ctrl + Pキー:印刷

Excel関数を使う

Excelを使う業務効率化の方法は、ショートカットキーだけではありません。Excelが得意とする表計算・データ集計に関する作業を行う際には、Excelに用意されている関数が非常に役に立ちます。例えば、膨大なデータの平均値や最小値、最大値を取得したいときや、標準偏差を求めたいとき、同じ値を持つデータの個数を数えるときなど、人が目視と手作業で行っていたのでは、時間もかかり、ミスも生じてしまう可能性が高い作業を簡単に行うことができます。

代表的なExcel関数の例

  • SUM関数:指定範囲内の値の総和を求める
  • AVERAGE関数:指定範囲内の値の平均値を求める
  • MIN/MAX関数:指定範囲内の値の最小値/最大値を求める
  • STDEV/STDEVP関数:指定範囲の値の不偏標準偏差/標準偏差を求める
  • COUNTIF関数:指定範囲内のセルのうち、条件に合うセルの個数を求める

また、Excel関数は、上で紹介した数値計算・解析系の関数以外にも、文字列操作系の関数や論理関数、統計や財務に関する関数など多岐にわたります。
自分の業務で活用できそうな関数について、調べてみて使えるようになると、驚くほど業務改善になることもあります。

マクロ機能を使う

Excelで業務効率化をしようと、インターネットで検索するとちらほら見かける「マクロ機能」ですが、そのマクロを使っても業務効率を改善することが可能です。
マクロは、ある決まった手順の作業をパッケージ化し、自動化するための機能のことです。
使いこなせるようになると、複雑な手順を踏むような作業も自動化することができ、劇的な業務改善につながることがあります。

なお、マクロで実行する内容は、実際に一度作業を実行して記録する「マクロの記録」という機能を利用する方法と、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を使ってマクロをプログラミングする方法があります。

ショートカットキーやExcel関数を使うよりも難易度が高そうに感じ、Excel上級者ではないと使えないと思っている人も少なくありません。

しかし、マクロの記録は多少のコツはいるものの、マクロに登録したい作業を行う前後に、ボタンをクリックするだけで完了することができる簡単なものです。

より複雑なマクロを設定したいのであれば、VBAでのプログラミングが必要となりますが、Excelで扱う大量のデータ処理に関する業務を自動化できるメリットを考えると、パソコンスクールなどでVBAプログラミングを学ぶ価値はあるかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。業務効率化によって空いた時間やリソースをスキルアップのために活用したいという話はよく聞きますが、具体的にどうしたらいいのか分からないという声も聞きます。今回は業務でExcelを使っている人向けに、業務効率化をする方法をご紹介しました。ショートカットキーやExcel関数、マクロなどを上手に活用して業務効率を上げていきましょう。

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