エクセル初心者必見!覚えるべき関数とは一体?

業務に関するデータを管理するときなどに使用する頻度が多いエクセル。事務職などのデスクワークに就く方はもちろん、プレゼンの機会が多い人もエクセルの使い方について知っておきたいところです。しかし、エクセルにはさまざまな機能が備わっており、初心者にとっては操作方法が難しいことも事実。今回はエクセル初心者必見の効果的なスキルアップ方法について解説します。

まずエクセルの基本的な機能を知り、使い方を勉強するところから始めよう

エクセルは文章を作成する以外にも、関数、表やグラフの挿入、テーブルやフィルターなどさまざまな機能が搭載されています。これらの機能を効率よく操作できるようになると、資料作成にかかる時間を短縮したりミスを少なくできたりすることは事実です。

しかし、エクセル初心者にとって全てのエクセル機能を理解し使いこなすことはハードルが高いといえます。機能を全て使いこなすためには、ある程度の時間をかけて勉強をする必要があり使い方を覚える前に挫折してしまう場合もあるでしょう。
エクセルを練習する際には、まずエクセルの基本的な機能を知り、使い方を勉強するところから始めてみると良いです。業務に活かせる機能について積極的に学び、実践していくことで徐々にエクセルの使い方を覚えることができます。

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初心者がスキルアップするための手段は?

エクセル初心者がスキルアップをするためには「初心者向けの本を読んでみる」、「基本の機能を勉強してみる」、「業務の実践に近い形でファイルを作成してみる」などの方法がありますが、独学でエクセルを勉強する場合は、本を読むことから始める方も多いと思います。
初心者向けの本の場合は、専門用語について分かりやすく説明されていたり、分かりやすい言葉に置き換えて解説がされていたりと、専門用語について詳しく知らない人でも理解しやすい内容になっています。インターネットなどで情報を収集するのも良いですが、エクセルのバージョンなどが違うと操作方法が少し異なる場合もあるため注意しましょう。初心者向けの本を読み、基本の機能をある程度使えるようになった後は実際に業務に近い形でファイルを作成してみるのも良いです。

エクセルの機能や専門的な用語について勉強をしても、実際の業務に応用できなければ忘れてしまうこともあります。実際の業務でエクセルを使う前に、ファイルを作成し練習しておくと安心です。

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エクセルですぐに使える練習テクニック

エクセルの練習を始める際には、基本的なテクニックを押さえておきましょう。エクセルを操作する上での基本的なテクニックとして①「ショートカットキーを使う」、②「関数を使う」、③「マクロのショートカットを設定して使う」などが挙げられます。

①「ショートカットキーを使う」
ショートカットとは、マウスではなくキーボードを使って操作を行うことです。ショートカットキーを使うと、スピーディーに操作が行えるため作業効率がアップします。基本的なショートカットキーとしては以下のものが挙げられます。

・「ctrl+s」(上書き保存)
・「ctrl+x」(切り取り)
・「ctrl+c」(コピー)
・「ctrl+v」(貼り付け)

普段よく使う作業を上記のような「ショートカットキー」を使うだけでも効率があがりますので、是非お試しください。

②「関数を使う」
次に練習しておきたいエクセルのテクニックとして「関数」をご紹介します。関数とはもともとある数式に引数と呼ばれる値を当てはめ、答えを求める計算方法です。エクセルには関数機能が搭載されており、これを使いこなすことによって簡単な計算をスピーディーに行ったり複雑な計算をしたりできます。
エクセル初心者が知っておきたい関数としては以下のものが挙げられます。

・「SUM関数」・・・指定した範囲の合計を求める
・「AVERAGE関数」・・・平均値を求める
・「MIN関数」・・・範囲内の最小値を求める
・「MAX関数」・・・範囲内の最大値を求める

関数を使用する際には、求める値を入力したいセルに「=関数(範囲の最初のセル:範囲の最後のセル)」を打ち込むことで値を割り出せます。他にもさまざまな種類の関数がありますので、簡単なものから使い慣れていくと良いでしょう。使いこなせるようになれば、作業効率アップやミス防止につながります。

③「マクロのショートカットを設定して使う」
次に、練習しておきたいエクセルのテクニックとして「マクロのショートカットキー」が挙げられます。マクロとは複数の手順を記憶して自動的に実行するエクセルの機能です。マクロのショートカットキーを活用するとデータの並べ替えなどを1ステップで行えます。

簡単にできるエクセルテクニック

エクセルを使いこなす上で知っておきたいテクニックの種類はたくさんあります。しかし、エクセルに触れたことがない人の中には、簡単に使えるものから修得したいと考える人もいるのではないでしょうか。今回は、ビジネスシーンでエクセルを使う人を対象に簡単に活用できる操作のテクニックについて意見を聞いてみました。

もう実践している!?初心者が体得すべきテクニックとは?

・ショートカットキーを覚える。キーボードのそばにショートカットキーリストを作って置いておくと覚えやすいし、使いこなせてくると自信もついて色々使いこなせれるようになる。(30代/女性/パート・アルバイト)
・よく使う関数はすぐに対応できるよう、Webでトレーニングすると早く対応できるようになる。(20代/女性/正社員)
・まずはさわってみることです。次に計算を覚えるようにします。計算ができれば、あとは色々な機能が付随しているだけです。(30代/男性/個人事業主・フリーランス)
・エクセル最大の特徴は計算機能です。中でも初心者でも簡単に使える機能がオートサム機能です。選択した範囲の合計値を自動で計算してくれる基本的な機能なので、関数がわからなくても使うことができます。(30代/女性/専業主婦)

【質問】
エクセル未経験の方から始めやすいエクセルテクニックを教えてください。

【回答結果】
フリー回答
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 – 29 30 – 39
調査期間:2018年05月28日~2018年06月04日

アンケートの結果、エクセル初心者でも活用できるテクニックとして「ショートカットキー」や「簡単な関数」などがあると分かりました。ショートカットキーや関数を覚えるためには、実際に繰り返して使ってみることが重要といえそうです。操作方法が覚えられない場合は、パソコンの横に操作方法を記載したメモや付箋を貼り付けておくと良いでしょう。

練習を重ねれば使いこなせるもの

エクセルのテクニックは、誰でも最初から使いこなせるわけではありません。エクセルのテクニックを覚えたい場合は、簡単なものや普段から使う頻度が多い操作をショートカットするなど積極的に実践していくことが重要といえます。だからといって、自宅でエクセルの使い方を練習する時間はないという人もいるでしょう。
そこで忙しい人でも、基本のテクニックからしっかりと覚えられるよう「パソコンスクール アビバ」では、お客様の目的・要望をヒアリングの上で一人ひとりに最適な学習カリキュラムを作り、キャリアアップに向けたサポートを行いますので、是非お気軽にお近くの教室までお越しください。

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