ビジネスシーンで活用する機会が多いソフトとして挙げられるのがエクセルです。資料を作成したりデータを管理したりする際にはエクセルを使用する人も多いのではないでしょうか。エクセルの使い方を工夫すれば、業務効率をさらにアップさせることができます。今回は、エクセルの業務効率を上げるためのテクニックについて紹介していきます。
エクセルの業務効率を上げるための準備
エクセルの操作によって業務効率を上げる前に、まずは扱いやすいエクセルシートを作成することがポイントになります。
エクセルは数値計算や集計を高速化させるのに便利なソフトです。そこで、数値計算や集計を高速化させるために関数を使いこなしたり、フィルターやテーブル機能を積極的に使ったりなど工夫をしている人も多いのではないでしょうか。
また、「マクロ機能」や「関数」を用いて繰り返しの作業を効率化するためのシートを作成するのも、効率アップ方法の1つです。
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業務効率アップになるエクセルの設定
業務を効率化させるためには「列幅の自動調整」、「リストの設定」、「マクロのショートカットキーを設定する」などの機能を活用すると良いでしょう。
①「列幅の自動調整」
列幅の自動調整とは、セルの幅が小さく、文字が見えにくい場合などに使える機能です。列のうち、1番多い文字数に合わせて列幅を調整してくれます。列幅を調整する際には、列の上部にあるセルとセルの間にカーソルを合わせ、ダブルクリックをすると自動で調整ができます。
②「リストの設定」
次に、業務を効率化させるために使いたい機能として挙げられるのが「リストの設定」です。表を作成していて、同じ語句を何度も入力しなくてはいけないときなどに活用できます。統一した書式で入力ができるようになるため、半角・全角の打ち間違いなどのミスも防ぐことができ便利です。
リストを設定するときは、まずエクセルの上部にあるデータを選択した後、データ入力の規制を選択します。ダイアロボックスが開いたら、入力値の種類欄をプルダウンし「リスト」を選びます。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認した後、元の値に入力したい文字を打ち込んでいきます。完了したら「OK」ボタンをクリックし操作は終了です。作業シートのセルをクリックすると、プルダウンができるようになりキーワードが選べます。
③「マクロのショートカットキーを設定する」
業務を効率化させるために外せない機能として挙げられるのが「マクロのショートカットキー設定」です。エクセルのマクロとは、繰り返し行われる作業を記憶し、作業シートに反映することです。マクロを反映させるためのショートカットキーは、自分で設定する必要があるため注意しましょう。まずAlt＋F8を押し、オプションをクリックします。その後、ctrlキーとアルファベット（Shiftを押しながらアルファベットも組み合わせ可能）を設定した後、escキーで終了し設定は完了です。マクロを作業シートに反映させたいときは、積極的にショートカットキーを使ってみましょう。
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業務効率アップになるテクニック
①「ショートカットキー」を使う
業務効率をアップさせるためには、データ入力の際に「ショートカットキー」を積極的に使うこともおすすめです。マウスで操作を行うよりも入力にかかる時間が格段に早くなります。データ入力をするときにはコピーや切り取り、貼り付けなどの作業が多くなるケースもあるでしょう。
・「ctrl＋ｘ」・・・「（セル内の情報の）切り取り」。
・「ctrl＋c」・・・「（セル内の値を）コピー」。
・「ctrl＋v」・・・切り取り・コピーをした情報を別のセルに「貼り付け」。
・「ctrl＋s」・・・「上書き保存」。データの損失を防ぐためにも小まめに上書き保存をすることは大切です。
②「抽出関数」を使う
エクセルの業務効率をアップさせるテクニックとして、「ショートカットキー」の他に、抽出し直す「抽出関数」があります。関数の中にはデータの計算を行うだけではなく、作業シートの中にあるデータの中から条件に当てはまるデータのみを抽出できる関数がありこれを「抽出関数」と呼びます。
例えば、販売した製品の名前や顧客名、取引台数や取引した日付などがトータルにまとめられたシートの中から、顧客名と取引台数のデータのみを作業シート上に反映させたい場合、「抽出関数」を使うことで、必要なデータのみを1ステップで探し出し複数のデータを組み合わせるなど自由自在にデータ整理ができます。
抽出関数の例として、「SUMIF関数」「COUNTIF関数」「VLOOKUP関数」などが挙げられますが、今回はデータの集計を行う時に便利な「SUMIF関数」について触れたいと思います。「SUMIF関数」とは指定した範囲内から、さらに条件に合致したデータのみを合算する関数です。関数を活用することで計算のミスをなくしスピーディーに作業ができます。関数を使用した後は、「参照元のトレース機能」を使い、計算に含まれている範囲や計算の内容を確認しておくと安心です。
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業務効率の高さは自分や会社にいい影響を与える
日本では「働き方革命」など業務の効率化について意見が交わされています。しかし、働く上で、ソフトを使い慣れていない人が多いことも事実です。エクセルの便利な機能について知り、操作方法や時間短縮のテクニックを覚えることで業務効率は格段にアップします。業務効率がアップすると、会社へ貢献できるだけではなく別の作業にかける時間を確保することにも繋がるでしょう。
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