ビジネスで使用する機会が多いにも関わらず、機能が多すぎて使いこなすのが難しいエクセル。特にパソコン初心者にとっては、ハードルが高いソフトウェアのひとつではないでしょうか。エクセルを使いこなせると仕事のスピードや効率が格段に上がります。パソコン初心者がまず覚えておきたい、エクセルの基礎知識と講座の選び方について勉強していきましょう。
知っておきたい！エクセルの基礎知識について
表計算ソフトの代表格であるエクセルの機能を使えば、計算書から見積書、設計書、仕様書など、さまざまな文書を作成することができます。セルというマス目に文字列や数値などのデータを入力し、関数や図形などと組み合わせて、データベースやグラフなどの作成をしていきます。また、画像やマップなどを挿入したり、色やフォントを使い分けて装飾を施したりすることで、より見やすい文書に仕上げることも可能です。
そして、表計算以外で忘れてはいけない機能がマクロです。エクセルを使いこなしていくと、同じ作業を何度となく繰り返す場合があります。企業が持つ大量のデータを前に、同じ作業の繰り返しは時間がかかり非効率です。
マクロ機能とは、エクセルでの操作を記録して、ボタンひとつで操作を自動化してくれるよう、自分で一連の作業を設定できる機能です。よく行う作業工程はマクロに登録しておけば、数分かかる作業も数秒で完了できますので、エクセルを使うならぜひ覚えておきたい機能です。
表作成のコツ＆関数について解説
エクセル初心者なら、まずはよく使うショートカットキーや関数をマスターしておきましょう。この3種類はかなり頻繁に使いますので、ぜひ覚えておきましょう。
- 選択範囲を切り取る→[Ctrl]+[X]
- コピーする→[Ctrl]+[C]
- 貼り付け→[Ctrl]+[V]
また、顧客情報や営業記録などのデータを作成する際に頻繁に使用するのが日付入力です。効率的に日付を入力方法が2つあります。
ショートカットキーを押す
セルを選択してショートカットキー[Ctrl]＋[;]を押すと、当日の日付が入力できます。
関数を使う
日付を入れたいセルに「=TODAY()」と入力すると、ファイルを開いている日にちを表示してくれます。
関数とはセルの中に【「=」と関数名（引数）】を入力し、さまざまな計算をする機能です。他にも、下記の関数はよく使う関数ですので、ぜひ活用してみてください。
- 数値の合計を出す・・・SUM関数
- 数値の平均値を計算する・・・AVERAGE関数
- 数値の最大値を求める・・・MAX関数
- 数値の最小値を求める・・・MIN関数
エクセルは独学でマスターできる？
エクセルの機能を独学でマスターすることは可能です。エクセルに関する書籍やインターネットなどで、かなり詳しい内容まで網羅できます。
独学のメリットは、パソコンスクールに比べて費用がかからないことです。書籍代やインターネット通信料はかかりますが、講座費や交通費がかかるパソコンスクールと比較すれば、だいぶ安くすみます。忙しくてスクールへ通う時間がない人も、独学ならスキマ時間をやりくりしながら自由に勉強できます。
独学のデメリットは、興味のある機能のみの勉強に集中してしまいがちな点です。実務で使用しないので必要ないとはいえ、知識に偏りが出てしまう可能性があります。書籍やインターネットだけでは理解しきれず、周りに質問できる人もいない場合、モチベーションが下がって挫折してしまう恐れも。また、キャリアアップのためにエクセルを習得しようとしている人は、独力で就職活動をしなければならず、効果的なスキルのアピールができないケースも出てきます。
パソコンスクールで学ぶ！エクセル講座の選び方
パソコンスクールで行うエクセル講座のメリットは、学ぶ環境が整っていることです。同じ目標を持った仲間と一緒にプロの講師から学ぶことができ、モチベーションが下がりにくいです。エクセルの機能は多岐に渡り、1人では理解しにくい機能が多く存在します。
その点、パソコンスクールなら自由に質問ができますし、時には悩み事の相談なども受け付けてくれます。毎週決まった時間に通うので勉強する時間もきちんと確保でき、オンとオフの区別がつくのも利点のひとつ。
また、パソコンスクールによっては卒業後に就業サポートをしている場合もあり、スクールで得たスキルを活かせる企業に就職できる可能性が高くなります。
マスターの近道！パソコンスクールでエクセルを学ぼう
独学もパソコンスクールも、それぞれメリットやデメリットがあります。しかし、パソコンとエクセルの両方とも初心者なのであれば、パソコンスクールでの講座受講がおすすめです。パソコンやエクセルの操作方法や専門用語など、最初は覚えることがたくさんあり、挫折しやすいもの。
しかし、パソコンスクール アビバなら、受講生一人ひとりのモチベーションが変わりやすいポイントを診断できるサービスを用いながら、（受講生の）やる気を維持する学習方法で、本来の目的に合うスキルを学ぶことができますので、自分に合った学習方法でエクセル機能を使いこなせる自信をつけることができます。
