【社会人必見！】成果を出すために身に付けておきたい業務効率化スキルとは？

社会人として成果を出すためには、1つ1つの作業を丁寧に完成度高く行うだけでなく、業務の効率化を図ることが重要です。業務の効率化とは、ただ単に作業をスピーディーに行うことではありません。

この記事では、社会人として働くなかで、成果を出すために身につけておきたい業務の効率化スキルを解説します。成果を出したいと考えている方は、ぜひ目を通してください。

リモートワークでは業務の効率化が求められる

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの会社がリモートワークを導入しました。今まで会社で行っていた業務をリモートワークで行うことへの戸惑いや違和感を持つ方も多いでしょう。特に、リモートワークで抱えやすい問題は業務の効率化です。

オフィスにいない環境から成果を出すためには、業務を正確に・スピーディーに・効率的に行わなければなりません。特に作業をしている姿が見えないリモートワークでは、業務のアウトプットこそが成果や評価に繋がる重要なスキルです。リモートワークが導入された方や、今後リモートワークの企業で勤務をする方は、業務の効率化スキルを身につけることを意識しておきましょう。

業務効率化に役立つスキル「エクセル」

身近、かつ、最も汎用的に業務の効率化に役立つスキルとして、マイクロソフトのエクセルスキルがおすすめです。エクセルは表計算ソフトで、データや数値を扱う仕事では、基本的なスキルであると言われています。事務・経理職などでは必須スキルとして取り扱われていることも多いでしょう。

エクセルが業務効率化に役立つ理由とは？

エクセルの基本的な機能は、数値を入力し計算や表作成を行うことです。こう聞くと「簡単に扱えそうなソフト」だと思う方もいるかもしれませんが、エクセルには基本的な機能の他にも活用すべき機能がたくさん隠されています。

例えば、エクセル関数をご存知でしょうか？エクセルには、関数という機能があり、関数は500種類近く存在します。もちろん、それらすべてを活用する必要はありませんが、関数を駆使することで時間のかかる面倒な作業を、短時間で簡単に済ませることが可能です。

よく見る関数のひとつに、SUM関数があります。SUM関数は指定した範囲の数値を合計してくれる関数です。膨大なデータを1つ1つ計算せずとも、瞬時に合計値を算出してくれるので業務の効率化に繋がります。もちろん人の目で見て計算するよりも正確性が高く、ミスもありません。他にも、データの平均値を算出するAVERAGE関数や、範囲内から検索したデータを取り出してくれるVLOOKUP関数などがあります。

どのような業務でエクセルを活用するかによって使用できる関数は異なりますが、いずれにしても業務効率が格段に高くなることはエクセルスキルを身につけるメリットだといえるでしょう。

エクセルを駆使すれば作業を「自動化」できる

エクセルでは、作業を「自動化」することもできます。同じ操作を何度も行うことが分かっている場合、毎回毎回同じ作業を繰り返さなくても、マクロと言われる記録機能で設定を行っておけば、ボタンひとつで全く同じ操作を行うことが可能です。

例えば、請求書に入力するロゴや会社名などの記載事項などはマクロに記録しておくだけで入力する必要はありません。そして、関数で請求金額を合計してくれるように設定しておけば、単価を入力するだけで面倒な計算をする必要がなく、請求書を作成することが出来るようになります。

このように、エクセルを駆使することができれば、作業を「自動化」することができるため、業務の効率化を図ることが可能です。

初心者はまず関数を活用することもおすすめ

前項では、マクロなど難しい用語を使用しましたが、エクセルに触れた経験が少ない初心者であれば、まずは簡単な関数を活用することがおすすめです。

先ほど解説したSUM関数やAVERAGE関数などは一般的に利用される頻度が高く、活用方法も非常に簡単です。まずはエクセルでデータ入力や表作成を行う練習をしながら、簡単なエクセル関数を練習していくといいでしょう。

まず、知っておくと便利なエクセル関数は以下の通りです。（簡単な関数から、少し難易度の高い関数も紹介します。）
・SUM関数：範囲内の数値を合計する関数
・AVERAGE関数：範囲内数値の平均値を算出する関数
・SUMIFS関数：条件に一致する数値を合計する関数
・VLOOKUP関数：指定範囲にある数値から条件に当てはまるものを検索する関数

エクセル関数は全部で488種類存在します。すべてを習得することは難しいですが、用途に合わせて必要な関数を習得しておくことがおすすめです。業務の効率化を図るためにも、ぜひエクセルスキルを習得してみてください。