経理とは、企業の金銭の流れを視覚化する仕事です。実際の業務は、日々のお金の管理から、月単位、年単位での文書作成まで多岐に渡ります。毎日の業務が試算表や決算書などの重要文書に影響を及ぼしますので、日々の入出金管理は正確に行わなければなりません。そんな経理の仕事に欠かせないのがエクセルの存在。業務の効率化と正確性を担保するために、エクセルの便利な使い方や、経理に役立つエクセル講座の選び方について紹介します。
経理の仕事に活用できる！エクセルの活用方法
経理の主な業務は、毎日の入出金を記録することです。経営状況や納める税金などに関わってくるため、小さなミスも許されません。エクセルを使えば、きめ細かい業務姿勢が求められる作業の手間も大幅に軽減されます。しかし、便利な機能も使い方を知らなければ、作業効率は下がってしまいます。
工程が多い単純作業はマクロを使って、効率化を図るのが良いです。マクロに慣れていない場合は「マクロの記録」機能を使って、簡単なマクロを組んでいきましょう。英数字の半角全角を統一したり、姓と名前の間にスペースを入れたり、単純で手数の少ない作業でもマクロを使えば時短につながります。
最初は複雑なことはできなくても、作業に慣れていけば高度な表計算もできるようになります。経理でマクロを活用するメリットは、業務にかかる手間の軽減、ケアレスミスの防止、月単位、年単位で作成する文書作成の効率化などです。特に計算ミスによる作業の手戻りは時間がかかるため、なんとしても避けたい事態。手間のかかる手作業を自動化すれば、大幅な時間短縮につながります。ぜひ経理に役立つマクロの活用法を覚えて、ワークシートとの格闘に終止符を打ちましょう。
経理の業務効率化に役立つ！エクセル操作の実践例
経理の業務効率化に活用できる、エクセルのおすすめ設定を紹介します。エクセルファイルがいきなり落ちて、作業中のデータが消えてしまうのを防ぐために、自動保存と復元の設定をしておきましょう。自動回復用データの保存設定を1分にしておき、自動保存された最後のバージョンを残すように設定しておけば、作業中にエクセルが落ちてしまっても、直前の作業ファイルに復元可能です。
作業中のクリック回数を減らすためには、クイックアクセスツールバーがおすすめです。エクセルの機能に割り振られているショートカットキーをクイックアクセスツールバーに設定しておけば、実行までに数回のクリックが必要なところ、1回で済ませることができます。
また、経理ではエクセルファイルが増えすぎて、何のために作成したファイルなのかわからなくなってしまうケースがあります。この場合はエクセルファイルのプロパティ設定からコメントを作成し、ファイルを開かなくても内容をチェックできるようにしましょう。
さらに、エクセルファイルを格納しているフォルダーの設定をプレビューウィンドウにしておけば、フォルダー内でファイルのプレビューを見ることができます。なるべく手間を省いて便利に使えるように、これらの設定を覚えておくと良いでしょう。
経理に使えるエクセル！使いこなせている方はどれくらい？
業務効率化のためにエクセルを使いこなしている経理担当者がどのくらいいるのか、アンケートを取ってみました。
経理はエクセルを使いこなさないと仕事にならない？
- 使いこなせていると思います。今では見積書や請求書もエクセルベースで作成しPDF化しております。（20代/男性/正社員）
- あまり業務改善できる環境ではありませんが、社内システムとExcel VBA等を連携して密かに改善しています。（20代/男性/正社員）
- 単純な計算式のみしか使わないので、それしかできません。（20代/女性/パート・アルバイト）
- 使いこなせている部分もありますが、複雑な関数を用いたいときには調べながら手探り状態のことも多々あります。（30代/女性/専業主婦(主夫)）
日々の業務で使ってはいるものの、使いこなせているかどうかを聞かれると、まだまだ知らないことがあるのではないか？と感じている人もいるようです。
【質問】経理の業務効率化のためにエクセルを使いこなせていますか？
【回答結果】
フリー回答
調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 – 29 30 – 39
調査期間：2017年09月14日～2017年09月21日
業務を効率化するために資格を取得したりパソコンスクールに通ったりなど、業務のためにさまざまな努力をしている人も多く見受けられました。日々の勉強が普段の業務に生きているようですね。
経理で使えるエクセルの操作！講座では何を学ぶの？
経理事務には欠かせないエクセル機能について学びたい人、効率的な資料作成を実現して業務の時短を図りたい人、就業後の時間を使ってエクセルについてしっかり学習したい人などは、パソコンスクールのエクセル講座がおすすめです。四則演算などの簡単な関数、書式設定、グラフ作成などの基本操作を理解していると、経理に必要な機能を取捨選択しやすいです。
経理担当者が効率よく学べるように、経理業務で使える知識を重点的に教える講座も存在しますので、まずは自分のエクセルに関する知識を棚卸しして、受講する講座を決めるようにしましょう。もしエクセル操作や知識に自信がないなら、エクセル初心者向けの講座から始めると、基礎からしっかり学ぶことができます。
使用頻度の高い関数やグラフ作成の方法など、ある程度エクセルについて把握しているのであれば、実践的な技術を習得できる講座のほうがメリットは大きいでしょう。もちろん独学でも学習は可能です。しかし、パソコンスクールでほかの生徒さんと一緒に学んだほうが、自分のスキルレベルを把握しやすいメリットもあります。経理に特化したエクセルのスキルを身につけるなら、エクセル講座の受講が効果的と言えるでしょう。
経理に活かせるエクセル操作をマスター！
企業規模によって経理の業務範囲は大きく変わりますが、どちらにしてもエクセル操作をマスターしておいたほうが、業務の効率化に大きく役立ちます。よく使う関数やマクロ機能は、一度使い方を覚えてしまえばさほど難しくはありません。ただ、複数の機能を組み合わせてデータを作成するとなると、難易度はグンと上がります。そんなときの強い味方がスクールのエクセル講座です。経理の名にふさわしいスキルを身につけて、自信を持って日々の業務にあたりましょう。
