社会人必見！成果を出すために身に付けておきたい業務効率化スキルとは？

コロナ禍は、オフィス勤務からリモートワークへのシフトを加速させたと言われています。そして、リモートワークを継続するために、リモートワークでの業務効率化が重要視されはじめています。

業務効率化とは、普段行っている業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ、それを減らしたり無くすための業務改善を行うことを指します。業務効率化を図ることは、作業時間の短縮やパフォーマンスの向上、より良い成果を出すことに繋がります。業務効率化はオフィス勤務・リモートワークどちらであっても実践していきたいことですが、リモートワークをするうえでは特に身に付けておきたいスキルです。

今回は、リモートワークでの勤務が増えた社会人の方向けに、身に付けておきたい業務効率化スキルをご紹介します。

【この記事を読んで分かること】
・リモートワークに業務効率化が必要な理由
・業務効率化に「エクセル」がおすすめの理由
・エクセルを駆使した業務の自動化

リモートワークでは業務の効率化が求められる

オフィスワークの中では業務効率化について着目していた企業は多いかもしれません。
しかし、コロナ禍でリモートワークを取り入れる企業が激増したことで、リモートワークでも業務効率化が求められる時代となりました。

デル・テクノロジーズが発表している実態調査によると、テレワークによって業務効率が低下したと感じる人は約60%だという結果が出ています。リモートワークでは、オフィスとは異なる環境で仕事をするため、集中力の低下や不慣れな環境設備によって業務効率が低下すると考えられています。また、対面でのコミュニケーション機会が激減することで、タスク進捗が十分に把握できない、といった問題に直面することも理由の一つです。

これらの事情から考えても、リモートワークでも業務効率化を図ることが重要であると分かります。新型コロナウイルス感染拡大が収束した後でも、そのままリモートワークへシフトを望むのであれば、できるだけ早い段階で業務効率化の方法を知っておくことが重要です。

業務効率化に役立つスキル「エクセル」

業務効率化に役立つ身近なスキルとして、「エクセル（Excel）」が挙げられます。

エクセルとは、Microsoft社が販売する表計算ソフトの名称です。社会人の必須スキルだと言われているエクセルですが、十分に使いこなせていない方も多いのではないでしょうか？

ここでは、エクセルがなぜ業務効率化に適しているのかに着目し、その理由を解説していきましょう。

エクセルを駆使すれば作業を「自動化」できる

1つ目の理由は、エクセルを駆使することで作業を自動化することができる点です。

エクセルには関数やマクロといった、業務を自動化できる機能があります。難易度は高くなりますが、VBAやPythonなどのプログラミング言語を使用すれば、複雑な業務処理も自動化することが可能です。

エクセルは以下のような作業の業務効率化に向いています。

・反復する定型的な作業（何度も繰り返す必要がある場合）
・膨大な量の作業（処理すべき作業が膨大である場合）
・ある程度単純で受動的な作業（生産性の低い作業である場合）

例えば、「膨大な売上金額を項目別に抽出しなければいけない場合」や「アンケートの集計を繰り返し行う必要がある場合」など、エクセルの関数やマクロを使うことで、短時間で処理を行うことができます。人の手で行うと数時間かかる作業でも、エクセルを使えばものの数分で完了してしまうのです。

特に、エクセルの業務効率化はある程度単純な作業が求められる業務に向いている傾向にあり、数字やデータの入力・取り出しなどとの相性は抜群です。本来集中すべき作業があるにもかかわらず、生産性の低い作業にリソースを割きたくないという方もいるでしょう。

本来時間を割くべき業務に集中するためにも、定型的な作業はエクセルで自動化することがおすすめです。

初心者でも関数を活用すれば業務効率化を図れる

2つ目の理由は、初心者でも関数を活用すれば業務効率化を図れる点です。

エクセルには関数という機能が備わっています。関数とは、ルールに沿ってエクセルが自動的に計算・処理を行ってくれる機能です。「関数」と聞くと煩雑そうに感じる方もいるかもしれませんが、関数の仕組みさえ覚えてしまえば初心者でも活用することができます。

例えば、数百件にものぼるデータの合計を出す作業で考えてみましょう。データが膨大な場合は、１つ1つ計算すると時間がかかってしまいます。さらに、人の目で行うとどうしてもミスが生じてしまうリスクもあります。

しかし、エクセルのSUM関数（指定した範囲のデータを合計してくれる関数）を活用すれば、面倒な計算も瞬時に完了することが可能です。

初心者でも簡単に使うことができる関数をマスターするだけでも、十分に業務の効率化を期待することができます。もちろん、関数には上級者向けのものもあるので、慣れてきたらさまざまな関数にチャレンジすることもおすすめです。

まずは、初心者でも簡単に扱えるSUM関数・IF関数・COUNT関数・AVERAGE関数などから使ってみるといいでしょう。

まとめ

リモートワークでの業務効率化のために、まずはエクセルスキルを身につけることがおすすめです。

エクセルを駆使することで作業を自動化することができ、重要な業務にリソースを割くことができます。定型的・受動的なデータ管理業務を抱えているリモートワーカーの方は、ぜひエクセルの活用を検討してみましょう。