日々の業務を進める上で、活躍するのがエクセルです。エクセルをうまく活用することができれば、データ整理や資料作成などを効率よく行うことができます。しかしエクセルを使ったことがない人の中には、使い方が難しいと感じるケースもあるのではないでしょうか。今回は、エクセルに備わっている基本的な機能や知っておくと便利な使い方についてご紹介します。
エクセルってどんな時に使うの？
エクセルは業務を進める上で必要な情報を管理するだけではなく、他人に情報を分かりやすく伝えるためにも活躍するソフトです。業務を行う上で、複雑ではないものの情報を管理するために計算場合や、面倒な計算を行う過程でミスをしてしまったりする場合もあります。
そんな時に活躍するのがエクセルの表計算機能です。表計算機能とは、エクセルに備わっている関数を使って数値の合計や平均値、最大値、最小値などを計算できる機能のことを指します。表計算機能を活用することで、情報管理に必要な計算を早く正確に行うことができるのでとても便利です。
また、情報の中には文章だけで伝えきることが難しいものもあります。例を挙げると、特定のサービスを使った年単位の人数の推移を見る時などは、文章で伝えるよりもグラフで表した方が伝わりやすいといえるでしょう。エクセルの表グラフ機能を使えば、相手が一目見ただけである程度の情報を汲み取りやすくなります。
エクセルを使いこなすための基本的な機能
エクセルを活用する上で初心者が覚えたい機能として挙げられるのが「ショートカットキー」です。ショートカットキーとは、マウスを使わずにキーボードで値を入力する操作のことを指します。ショートカットキーを使いデータを入力することによって、資料作成をよりスピーディーに行えます。
初心者が知っておきたい基本的なショートカットキーとして、「ctrl＋s」、「ctrl＋x」、「ctrl＋ｃ」、「ctrl＋v」の4つをご紹介しましょう。
まず「ctrl＋s」でファイルの上書き保存ができます。データの損失を防ぐためにも、小まめに上書き保存をしておきましょう。（マウスでの操作を行う場合は、画面の上部にあるバーの「保存」をクリックします。）「ctrl＋ｘ」でセル内の情報の切り取り、「ctrl＋c」でセル内の値をコピー、切り取り・コピーをした情報を「ctrl＋v」で別のセルに貼り付けることができます。
次に、エクセルを使いこなすための機能として欠かせない機能が「書式設定」です。書式設定機能を活用すれば、文字の色や大きさを変えるだけではなく、セル内の色を変えたり罫線を引いたりでき情報整理に役立ちます。情報の要点を強調したい場合などに積極的に活用すると良いでしょう。
表の列や行を削除する時には、「表ツール」に合わせ「レイアウト」の「表」グループをクリックします。その後、「行と列」グループにカーソルを合わせ「削除」をクリックし、行または列の削除を選択しましょう。
資料が完成し印刷をする際には、印刷する部分のセルを選択しスクロールします。画面上部にあるバーの中から「ファイル」をクリックし、「印刷」、「印刷」の順でクリックすると印刷ができます。
初心者が覚えるべきエクセルの使い方
資料を作成する上で、初心者が知っておきたい機能として「テーブル機能」、「フィルター機能」、「条件付き書式」、「ピポットテーブル」、「グラフ」、「関数」などがあります。
- 「テーブル機能」・・・テーブル内のデータの並べ替えや摘出、集計などをスピーディーに進めるための機能です。情報を探したり集計したりしたいセルを選択し、テーブルに設定することでその範囲内から情報を探し出すことができるようになるのです。「テーブル機能」を使用するためには、まず表内にテーブルを設定する必要があるため注意しましょう。
- 「フィルター機能」・・・表内にある情報や数字に対し条件を指定し、その条件に合った情報や数字のみがピックアップされる機能です。「テーブル機能」と「フィルター機能」の違いは、「列に名前を付けられること」や「選択した範囲を広げる際の操作方法」などが挙げられます。
- 「条件付き書式」・・・エクセルの表の中で、条件に一致する行に「条件付き書式」設定を行うことで、条件に合うセルを区別し、指定する書式に設定することができます。
- 「ピボットテーブル」・・・大量の情報を計算したり管理したりする際に役立つ機能です。「ピボットテーブル」を使えば、一つの表から行・列の項目を変えたり、組み合わせる等して、あらゆる角度で分析ができます。
- 「グラフ」・・・数値データが図解されるため、データ分析・集計の結果が相手に伝わりやすくなります。グラフを作る際には、画面上部にあるバーの中から「挿入」を選択し、「グラフ」のアイコンをクリックすると自動的に作成されます。
- 「関数」・・・数字のデータを管理する際には、「関数」を活用すると便利です。データの合計を出したい時は「SUM関数」、最大値を知りたい時には「MAX関数」、最小値を知りたい時は「MIN関数」など表示させたい情報によって活用する関数を変える必要があります。
基本機能を押さえて使いこなせるようになろう
エクセルの基本的な機能について知っておくと、表や資料の作成をスピーディーに行うことができます。また、エクセルで作成したグラフや表などは、パワーポイントやワードなど文章の資料に挿入する機会も多いといえます。業務に活かせる分かりやすい表や資料を作成するためには、エクセルだけではなくワードやパワーポイントなど複数のソフトを使いこなせると良いでしょう。
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