社会人の基礎「Microsoft Office」を使いこなすには？

Microsoft Officeとは、マイクロソフト社が開発・販売するビジネス用ソフトパッケージの名称です。近年、デスクワークが主流となりつつあるなかで、「基本的なPCスキル＝Microsoft Officeスキル」だと認識される場面も少なくありません。また、在宅ワークの普及でMicrosoft Officeに触る機会が増えた方もいるでしょう。

この記事では、社会人の基本であるMicrosoft Officeを使いこなすためのスキルを解説します。気になる方はぜひチェックしてください。

社会人の基礎スキル「Microsoft Office」

社会人の基礎スキルだと言われる「Microsoft Office」ですが、これはマイクロソフト社が販売するビジネス用ソフトの名称です。

Microsoft Officeには、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Accessなど、ビジネスで活用できるさまざまなソフトが含まれています。求人や募集要項に記載される“一般的なPCスキル”とは、主にWordとExcel、場合によってはPowerPointのスキルを示しているケースがほとんどです。

今回は、Word・Excel・PowerPointの概要について解説しましょう。

Word

Wordとは、ビジネス文書作成に適したワープロソフトです。ビジネスシーンでは、契約書・報告書・マニュアル作成や、企業間での挨拶文などに活用されます。

見出しの作成で文章を構造化し、自動的に目次作成を行ってくれるので、長い文章作成にも適しているソフトです。他にも、誤字や脱字を防ぐための文章校正機能や、書類を見やすくするため表・画像・図形挿入もできます。作成した書類を見た目の通りに印刷できる点もWordの大きな特徴です。

Excel

Excelは、表計算やデータの集計・分析に適したソフトです。ビジネスシーンでは、見積書・請求書・経費明細の作成や、顧客リスト・在庫数などのデータ管理などに活用されます。

関数と呼ばれる機能が数多く備わっているため、データや数値を入力するだけで簡単にデータの集計や分析が可能です。関数を駆使することで、幅広い活用シーンに生かすことができるでしょう。

さらに、多岐にわたる数値や多くのデータを、集約・分析し、提案資料を視覚的に分かりやすくするための表やグラフの作成にも適しています。

PowerPoint

PowerPointとは、ビジネスシーンに多くある報告や提案をサポートする資料を作成するプレゼンテーションソフトです。営業報告や企画提案、セミナーでの資料作成などに活用されます。

テキスト（文字・文章）、表、グラフだけでなく図形、写真、動画、音声などが挿入でき、見栄えの良いスライド作成に適しています。スライド作成はもちろんのこと、実際にプレゼンテーションを行う場合を想定したメモ機能やタイマー機能も搭載されており、プレゼンテーション本番にも活用可能です。作成したスライドは、資料として印刷もできます。

社会人に必要な「Microsoft Office」のレベルとは？

基本的なPCスキルとして必要なMicrosoft OfficeのWord・Excel・PowerPointですが、どの程度のレベルが必要なのか疑問に感じる方も多いでしょう。

ここからは、ビジネスで活用することの多いスキルを中心に、各ソフトで習得すべき最低限のレベルを解説します。ビジネススキルの習得を意識している方は、ぜひチェックしてください！

Wordのレベル

Wordスキルを習得する際、ビジネスで最低限必要なスキルは以下の通りです。

・文章入力（タイピング）
・文字の装飾（太字・色・フォントの変更など）
・文書の簡単なレイアウト（タブ・インデント、均等割付けなどの書式設定）
・画像の利用（挿入、レイアウト）
・印刷設定（余白やサイズ、ページ設定など）
・挨拶文ウィザード（季節や状況に応じて正しい挨拶文を入力する機能）

Wordを活用する前に知っておきたいのが、ビジネス文書の基本的なパターンです。業種や職種によって活用するビジネス文書は異なりますが、就職企業で必要になるビジネス文書の形式は理解することが大切です。

また、Wordを活用する際に重要なポイントは、『分かりやすく見やすい文書を作成すること』です。そのために必要な文字装飾やレイアウトの変更・印刷設定は習得しましょう。

また「Wordを使えます」と言えるレベルとしては、オブジェクト挿入（図形描画機能・画像挿入など）・表作成・インデント作成（段落や文末の位置を変更する機能）を学んでおくとよいでしょう。

Excelのレベル

Excelスキルを習得する際、ビジネスで最低限必要なスキルは以下の通りです。

・表作成
・表へのデータ入力
・セルの書式設定
・四則演算（足し算・引き算・掛け算・割り算）
・印刷設定、データの保存
・基本的な関数（AVERAGE関数・SUM関数・SUMIF関数など）
・コピー&ペースト

簡単な事務作業などであれば、上記の初級レベルを理解していればほとんど問題はないでしょう。表の作成やデータ入力・印刷設定や保存などは最低限必要なスキルです。さらに、簡単な関数や、関数のコピー&ペーストなどは、作業効率を上げるためにも必要です。

＋αとして以下のスキルがあれば、「Excelを使えます」と言えるレベルになるでしょう。

・データからグラフの作成
・図形描画
・基本的なシートの操作（データの並べ替え・セルの固定・フィルタ・表示固定など）
・関数（IF関数・VLOOKUP関数・COUNT関数・関数のネストなど）

Excelのスキルを習得する際、「関数を全て覚えなくては！」と不安になる方は多いですが、関数を全て覚える必要はありません。Excelの関数は全部で480個程度ありますが、一般的なビジネスシーンで使用する関数は限られています。

ハードなExcelスキルを求められる場面以外では、マストの関数のみを習得すれば問題ありません。

PowerPointのレベル

PowerPointスキルを習得する際、ビジネスで最低限必要なスキルは以下の通りです。

・基本的なスライド作成
・装飾機能（文字の装飾・スライドの装飾など）
・オブジェクトの挿入（画像・表・グラフなど）
・アニメーションの設定
・配布資料の作成

PowerPointを活用する際は、上記のスキルを習得していれば困る場面はほとんどないでしょう。基本的なスライド作成ができれば、プレゼンテーションに活用できます。

プレゼンテーションで大切なのは、スライドの見やすさと分かりやすさなので、装飾機能やオブジェクトの挿入などは必要です。
＋αとして、メモ機能やタイマー機能など、発表当日にも生かせる機能の習得をおすすめします。また、より見やすい、伝わりやすい資料の作り方を学ぶと良いでしょう。

まとめ

社会人の基礎的なスキルとして、Microsoft Officeに関するスキルは欠かせません。特に、WordとExcelは職業問わず活用シーンの多いソフトなので、基本的なスキルは身に付けることがベターです。

この記事を参考に、基本的なWord・Excel・PowerPointのスキル習得を目指しましょう！