【Excel業務効率化】Excel関数を使って効率化しよう

幅広い業種・職種で利用されており、ビジネスアプリケーションの定番とも言えるExcelですが、関数を使いこなせている人はそこまで多くありません。つまり、まだまだ業務効率化の余地があるということです。今回は、Excelでの業務効率化について、Excel関数を詳しく解説していきます。

Excel関数とは

Excel関数は、ワークシート内のセルや範囲の文字列や値に対して、あらかじめ決められた処理を行って結果を返す機能のことです。初めからExcelに備わっているため「組み込み関数」と呼ばれたり、ワークシート上で機能するので「ワークシート関数」と呼ばれたりすることもあります。

Excel関数を使うメリット

Excel関数を使う一番のメリットは、公式や定義、計算式を覚えていなくても、欲しい結果を求めることができる点です。

たとえば、偏差値を導き出すときに使われる標準偏差の値の求め方を覚えている方は、どのくらいいらっしゃるでしょうか。おそらく多くの方は覚えていないと思います。しかし、仕事で上司から標準偏差を求めておくように指示された場合、関数を知らなければ標準偏差の定義や数式を知っていないと求められませんが、標準偏差を求めるSTDEVP関数を知っていれば、定義や数式を知らなくても求めることができます。

また、Excel関数を使うことで、通常であれば複雑な計算式を記述しなくてはいけない場面でも、非常に簡潔な数式で表現することができ、セルの内容を見た際の可読性が高まるというメリットもあります。

標準偏差を数式と関数で求めたときの違い

Excel関数の種類

Excel関数は、非常に多くの種類があります。
代表的なところでは以下のようなカテゴリがあります。

  • 数学/三角関数:絶対値や平方根、階乗など数学に関する値を求める関数
  • 検索/行列関数:特定の値を検索したり、行や列を操作したりする関数
  • 文字列関数:文字列を操作する関数
  • 日付と時刻の関数:現在や特定の時間の日付や時刻、曜日などの関数
  • 論理関数:論理式を使うときに使う関数
  • 財務関数:ローンや投資、財務関係の関数
  • 統計関数:平均や標準偏差、分散や中央値など統計で使う値を求める関数
  • データベース関数:データベースから特定の条件でデータを検索するための関数

※分類のカテゴリ名は、Microsoftの公式サポートページの記述に基いて記載しています

よく使われるExcel関数

Excel関数は非常にたくさんあるので、ここではよく関数の説明が読まれているExcel関数のトップ10をご紹介します。

関数 説明
SUM関数 セルの値の合計値を返します
IF関数 条件がtrueまたはfalseの場合、それぞれ異なる値を返すことができます
LOOKUP関数 1つの行または列から、他の行または列の同じ場所にある値を見つけます
VLOOKUP関数 表や範囲から行ごとに情報を検索し、条件に合った値のセルと同じ場所にある指定行のセルの値を返します
MATCH関数 セルの範囲内で指定した項目を検索し、範囲内の項目の相対位置を返します
たとえば、範囲A1:A3に値5,7,38が含まれている場合、数式「=MATCH(7,A1:A3,0)」を入力すると、範囲内では7が2番目の項目なので、数字2を返します
CHOOSE関数 インデックス番号に基いて最大254個の値から1つを選ぶことができます
たとえば、値1~値7が曜日を表す場合、1~7のいずれかの数値をインデックスとして使用すると、該当する曜日が返されます
DATE関数 特定の日付を表す連続したシリアル値を返します
DAYS関数 2つの日付間の日数を返します
FIND関数/FINDB関数 指定された文字列を他の文字列の中で検索し、その文字列が最初に現れる一を左端から数え、最初の文字列の開始位置の番号を返します
INDEX関数 テーブルまたはセル範囲にある値、あるいはその値のセル参照を返します

まとめ

いかがでしたでしょうか。Excelでの業務を効率化する際に非常に有効なExcel関数について、Excel関数とは何か、使うメリットや主なExcel関数の種類、説明がよく読まれている関数トップ10など、Excel関数について解説しました。Excel関数を上手に活用することで、素早く簡単に問題を解決でき、後から見返しても何をしたのか分かりやすいワークシートにすることができます。

業務効率化を目指している方は、自分の業務ではどういう作業・処理をしているのかを一度棚卸ししてみて、それを実現できる関数が存在していないかチェックするのがおすすめです。

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